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Was genau ist die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht für die Ausstellung elektronischer Rechnungen tritt ab dem 01.01.2025 in kraft. Das bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt ausgestellte Rechnungen den Regelungen elektronischer Rechnungen folgen müssen. Das bedeutet:

• Eine Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
• Es muss die europäische Norm für die elektronische Rechnung gegeben sein oder
• Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vereinbaren das strukturierte Format, welches die Voraussetzungen der EU-Norm erfüllt oder mit ihr vereinbar sind.
• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, welche die Anforderungen der E-Rechnung nicht erfüllen, wie z.B. PDFs und Bilddateien, werden als “sonstige Rechnungen” zusammengefasst.

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Betroffen sind alle Unternehmen, die im Inland mit anderen Unternehmen Geschäfte tätigen. Auch umsatzsteuerpflichtige Kleinunternehmen sind von der neuen Regelung betroffen. Jedoch gelten aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen Übergangsregelungen. Diese lauten wie folgt:

• Bis Ende 2026 können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch andere elektronische Rechnungsformate, die nicht dem neuen Format entsprechen, dürfen ausgestellt werden. Diese müssen aber vom Rechnungsempfänger zugestimmt worden sein.
• Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 € dürfen sogar bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen.
• Bis Ende 2027 dürfen weiterhin sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn sie über ein EDI-Verfahren übermittelt werden.
• Der Empfang von elektronischen Rechnungen ist schon ab dem 01.01.2025 verpflichtend. Hier gibt es keine Übergangsregelung.

Welche Formate kann ich nutzen?

In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD akzeptierte Formate, die den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen. Sie weisen jedoch wesentliche Unterschiede auf.

XRechnung

Die XRechnung wurde im Auftrag des IT Planungsrates von Bund und Ländern von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt. Sie gilt als verbindlicher nationaler Standard für die Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen. Die XRechnung ist als Core Invoice Usage Specification (CIUS) spezifiziert und optimiert verwaltungsinterne Prozessabläufe im Vergleich zur CEN-Norm.

Obwohl die XRechnung der bevorzugte Standard ist, können auch andere Datenaustauschformate genutzt werden, sofern sie die CIUS abbilden. Dies ermöglicht die Kompatibilität von bereits in der Wirtschaft eingesetzten Formaten wie ZUGFeRD mit der öffentlichen Verwaltung, ohne dass diese durch die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) behindert werden.

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ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF mit strukturierten XML-Daten, was eine automatische elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.

ZUGFeRD basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN16931 und kann im B2B-, B2G- und B2C-Bereich eingesetzt werden. Es erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung für eine revisionssichere Archivierung und ermöglicht die Einreichung von rein strukturierten XML-Rechnungen bei öffentlichen Portalen.

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