In unserer Kategorie Use Case stellen wir euch Anwendungsbeispiele von realen Problemen vor. Dies dient zur Veranschaulichung wie unsere individuell entwickelten Web-Plattformen Unternehmen unterstützen können. Um das Lesen zu erleichtern und die Beispiele greifbarer zu machen, schreiben wir die Problemstellungen aus Sicht des fiktiven Unternehmens Pond.

Wartung und Inspektion vereinfachen

Das Unternehmen Pond ist ein bekannter Industrie Hersteller von Sicherheitsrolltoren, die im Bereich Garagen, große Hallen oder von der Feuerwehr eingesetzt werden. Eine Wartung und Instandhaltung führt das Unternehmen in regelmäßigen Abständen durch. Für die Wartung oder Reparaturen werden die Mitarbeitenden direkt zum Einsatzort geschickt. Diese inspizieren die Rolltore, arbeiten handschriftlich ihre Checkliste ab und erstellen eine detaillierte Schadensmeldung, falls der Schaden nicht direkt repariert werden kann. In größeren Hallen mit mehreren Rolltoren ist es vermehrt dazu gekommen, dass die Mitarbeitenden Rolltore versehentlich verwechselten und die nicht funktionsfähigen deshalb nicht inspiziert werden konnten.

Beurteilung des allgemein Ist-Zustands

Das Kernproblem des Arbeitsablaufs:

Es entsteht eine Unmenge an Reisekosten und unzufriedenen Kunden, wenn die Mitarbeitenden mehrmals zum gleichen Standort fahren müssen, da sie das falsche Rolltor inspiziert oder gewartet haben. Die Rolltore werden zu potenziellen Sicherheitslücken, da diese funktionsunfähig sind. Im Falle der Feuerwehr könnte es bei einem nicht gewarteten oder reparierten Rolltor zu Einsatzverzögerungen kommen und im schlimmsten Fall Menschenleben kosten.

Zusätzlich könnten die Mitarbeitenden die Checklisten verlieren und wichtige Schritte vergessen. In Folge wird die Dokumentationskette der Wartung und Berichterstattung unterbrochen und es kommt zu Datenverlust.

Systematisch die Wartung verbessern

Damit das nicht geschieht, wäre folgender Lösungsansatz ideal:

Für die Mitarbeitenden müssen die Rolltore deutlich erkennbar gemacht werden. Die Möglichkeit Checklisten digital auszufüllen und weiterzuleiten, sowie benötigte Materialien oder Werkzeuge für die Reparatur zu übermitteln. Zusätzlich sollte es eine Möglichkeit geben, dass die Mitarbeitenden jederzeit die exakte Schadensmeldung zur Hand haben.

Instandhaltung und Inspektion der Zukunft

An die Rolltore werden QR-Codes angebracht. Die Mitarbeitenden können über die Web-Plattform auf ihrem Handy diesen scannen und erhalten alle Metadaten unkompliziert, korrekt und vollständig über das jeweilige Rolltor. Die gesamte Produktlebensakte (product resume) kann abgerufen werden. Die Mitarbeitenden erfahren direkt, um welches Rolltor es sich handelt, wann es zuletzt gewartet und inspiziert wurde und die exakte Reparaturmeldung. Über diese Anwendung können auch direkt Produkt- oder Systemfehler hinterlegt werden.

Dies hat den Vorteil, dass bei einer ähnlichen Schadensmeldung an einem anderen Standort der Mitarbeitende direkt sieht, dass das Problem schon einmal vorkam und wie dies behoben wurde. Gleichzeitig können die genau benötigten Werkzeuge und Schritte zur Behebung des Problems eingesehen werden. Nachdem die Mitarbeitenden alles mobil in der Anwendung gepflegt haben, kann das Backoffice die Daten über die Desktop-Anwendung aufrufen. Die Protokolle können im benötigten Format exportiert und in die eigenen Bestandssysteme eingepflegt und archiviert werden. Um diesen Schritt einzusparen, könnte die Anwendung über eine Schnittstelle direkt mit der Bestandsanwendung kommunizieren und automatisiert alle Daten in zuvor festgelegten Intervallen aktualisieren.

Vorausschauende Wartung

Mit so einer Anwendung konnten nun alle vorherigen Probleme und zeitintensiven Prozesse nicht nur behoben werden, gleichzeitig findet eine Prozessoptimierung und Automatisierung statt. Somit werden Ressourcen wie Arbeitskraft, Arbeitszeit und Kosten eingespart und die Kundenzufriedenheit steigt durch einen schnelleren und gezielteren Service.