Durch Prozessoptimierung im Kundenservice zu effizienteren Abläufen!

Der Kundenservice vieler Unternehmen basiert häufig noch auf Telefon, Fax und veralteten Technologien. Unternehmen beharren oft auf umständliche Abläufe, die sich über die Jahre etablierten. Diese führen zu langen Bearbeitungszeiten und unzufriedenen Kund:innen. Dabei ist ein effizienter Kundenservice entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens und bringt diesem einen weiteren Wettbewerbsvorteil!

Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, ist eine Optimierung von Prozessen im Kundenservice unerlässlich. In diesem Blog Beitrag wird die Bedeutung von Effizienz im Kundenservice und den einhergehenden Abläufen erklärt und die Probleme im Kundenservice sowie die Notwendigkeit einer Optimierung näher beleuchtet.

Probleme im Kundenservice und warum es dringend einer Optimierung bedarf

Der Kundenservice ist oft mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert, die zu ineffizienten Abläufen führen. Ein häufiges Problem ist die mangelnde Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen im Unternehmen, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann. Zudem lässt die Digitalisierung vor allem in diesem Bereich oft zu wünschen übrig. Das zeigt sich beispielsweise darin, dass weitreichend veraltete Technologien und Systeme eingesetzt werden, die den Arbeitsablauf behindern und die Bearbeitungszeiten verlängern.

Ein weiteres Problem im Kundenservice ist oft eine fehlende zuverlässige und rund um die Uhr erreichbare Anlaufstelle. Kund:innen erwarten heutzutage schnelle und einfache Möglichkeiten zur Lösung ihrer Anliegen. Doch viele Unternehmen bieten nur begrenzte Kundenservice Zeiten an und definieren keine klaren Kanäle für Kundenanfragen außerhalb der Geschäftszeiten. Durch die Kommunikation per Telefon oder E-Mail haben Kund:innen oft keinen Überblick über den Fortschritt des jeweiligen Anliegens. Diese Art der Kommunikation kann zusätzlich dazu führen, dass sich Tippfehler, Zahlendreher u.v.m. einschleichen, die sich erst im Laufe der Bearbeitung oder im schlimmsten Fall erst danach bemerkbar machen.

Da ein besserer Service oft der Grund für Kund:innen ist, bei einem deutschen Unternehmen einzukaufen und nicht bei einem günstigeren Unternehmen aus dem Ausland, kann eine mangelnde Kommunikation zu Unzufriedenheiten und letztendlich zu Kundenverlusten führen. Es ist daher sehr wichtig, eine zuverlässige und 24/7 erreichbare Anlaufstelle für Kund:innen zu schaffen, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden und eine optimale Kundenerfahrung zu gewährleisten!

Prozesse im Unternehmen mit Web-Plattformen optimieren

Eine Web-Plattform bietet Unternehmen die Möglichkeit Ihre Prozesse effizient zu optimieren und die zuvor genannten Probleme zu lösen. Durch die Implementierung einer webbasierten Kundenservice-Plattform können Unternehmen eine zuverlässige, ganzheitliche und ständig verfügbare Anlaufstelle für ihre Kund:innen schaffen. Kund:innen können jeder Zeit über ihren Desktop oder unterwegs über ihr Smartphone Anliegen an das Unternehmen herantragen.

Dadurch entsteht ein verbesserter Kommunikationsfluss, da Anbieter ihren Kund:innen eine ständige und effiziente Kommunikation ermöglichen.

Das Automatisieren von Prozessen führt dazu, dass Kundenanfragen schnell und effizient bearbeitet werden. Anfragen werden automatisch kategorisiert, gefiltert und an die richtigen Verantwortlichen weitergeleitet, um eine schnelle Lösung zu gewährleisten und Zeit zu sparen.

Kund:innen können den Status ihrer Anträge aktuell nachverfolgen und haben so immer den Überblick über alle Anliegen. Zudem erhalten sie durch eine Web-Plattform eine zentrale Anlaufstelle und können nicht nur die aktuellen, sondern auch vergangene Anträge einsehen.

Qualitätssicherung als einer von vielen Vorteilen der Prozessoptimierung

Aus der Automatisierung der Prozesse resultiert nicht nur eine Steigerung der innerbetrieblichen Produktivität durch eine verkürzte Bearbeitungsdauer der verschiedenen Anträge, sondern auch reduzierte Wartezeiten für Kund:innen.

Insgesamt ermöglicht eine Web-Plattform für den Kundenservice eine effizientere und transparentere Kommunikation mit den Kund:innen und letztendlich eine erhöhte Kundenzufriedenheit. Sie sorgt zudem dafür, dass Kommunikations- und Übertragungsfehler auf ein Minimum reduziert werden, indem Einträge automatisch auf deren Korrektheit geprüft werden. Zudem hilft eine Web-Plattform vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen maßgeblich bei der Prozessoptimierung, sich gegenüber der Konkurrenz abzuheben und dadurch einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Eine individuell entwickelte Plattform erfüllt exakt die Funktionalitäten, die Ihre Kund:innen benötigen und kann laufend an sich ändernde Anforderungen angepasst werden.

Erfahren Sie mehr über die Entwicklung einer individuellen Plattform: